Berlin, 16.07.2025 (PresseBox) – Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, medizinische Befunde oder Prüfberichte: In jedem Unternehmen gibt es Dokumente, die nicht in falsche Hände geraten dürfen. Die manuelle Übergabe über Postfächer oder Zwischenstellen birgt Sicherheitsrisiken und macht die Nachverfolgung schwierig. Genau hier schafft COSYS Abhilfe – mit einer digitalen, nachvollziehbaren und DSGVO-konformen Lösung zur Übergabe sensibler Dokumente im Rahmen der Inhouse Logistik.
Geschützte Dokumentenübergabe mit PIN oder Biometrie
Mit COSYS wird die persönliche Abholung vertraulicher Unterlagen nicht nur effizienter, sondern auch sicherer. Für sensible Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Vertragsunterlagen lassen sich spezielle Übergabefächer definieren – geschützt durch eine zusätzliche Sicherheitsstufe. Zugänge sind nur per PIN oder biometrischer Authentifizierung (z. B. Fingerabdruck) möglich, sodass nur autorisierte Personen Zugriff erhalten.
Sobald ein Empfänger das Dokument entnimmt, wird der Zugriff automatisch in der COSYS App geloggt – inklusive Zeitstempel, Benutzerkennung und Fachnummer. So entsteht eine vollständige und manipulationssichere Historie, die sowohl interne Compliance-Vorgaben als auch gesetzliche Datenschutzrichtlinien erfüllt.
Digitale Nachverfolgung – jederzeit wissen, wer was wann abgeholt hat
Die COSYS Inhouse Logistik Software dokumentiert jede Sendung durchgehend: vom Eingang über die Zwischenlagerung bis zur finalen Übergabe. Bei vertraulichen Dokumenten ist diese Transparenz besonders wichtig. Dank der Echtzeit-Datenübertragung ins COSYS Backend ist jederzeit ersichtlich, wer ein Dokument abgeholt hat – ein entscheidender Vorteil für Personalabteilungen, Prüfstellen oder das Management.
Die integrierte Benachrichtigungsfunktion informiert Mitarbeitende automatisch per E-Mail, sobald ein Dokument für sie zur Abholung bereitliegt. Die Abholung erfolgt flexibel – entweder persönlich am Postschalter oder kontaktlos über intelligente Schließfächer.
Intelligente Paketschränke mit Sicherheitsfunktion
Besonders effektiv ist die Kombination aus COSYS Inhouse Logistik Software und intelligenten Schließfachsystemen. Vertrauliche Dokumente können in speziell gesicherten Fächern hinterlegt werden, die erst nach erfolgreicher Authentifizierung (z. B. über SSO, PIN, Fingerprint) geöffnet werden. Die Entnahme wird digital dokumentiert und mit der Sendung verknüpft. COSYS ermöglicht eine lückenlose Verfolgung aller Prozesse – bis hin zur revisionssicheren Archivierung.
COSYS: Mehr als nur Paketmanagement
Als Komplettanbieter liefert COSYS nicht nur Softwarelösungen für die Hauspost und Inhouse Logistik. Auch angrenzende Prozesse wie interne Transporte, Lagerverwaltung, Kommissionierung oder Materialversorgung lassen sich mit COSYS abbilden – inklusive Anbindung an ERP-Systeme, Active Directory, Geräteverwaltung (MDM) und Business Intelligence.
Dank eigener Hardwarelösungen wie MDE-Geräten, Tablets, Etikettendruckern oder mobilen Schließfächern ist COSYS in der Lage, ein ganzheitliches System aus einer Hand zu liefern – exakt abgestimmt auf Ihre individuellen Anforderungen. Der COSYS Geräteservice sowie das hauseigene MDM sorgen für Sicherheit, Wartung und Verfügbarkeit Ihrer mobilen Infrastruktur.
Vorteile der digitalen Dokumentenübergabe mit COSYS
- Höchste Sicherheit durch PIN-/Biometrie-Authentifizierung
- Lückenlose Nachverfolgung aller Zugriffe per App
- Echtzeit-Benachrichtigung bei bereitliegenden Dokumenten
- Kontaktlose Selbstabholung durch Schließfächer
- DSGVO-konforme Lösung mit vollständiger Protokollierung
- Flexible Integration in bestehende IT- und Logistikstrukturen
- Erweiterbar um Paketmanagement, Transportprozesse, MDE-Geräte und BI
Fazit: Vertrauliche Prozesse – digital, sicher und effizient
Die vertrauliche Übergabe sensibler Dokumente erfordert nicht nur Sorgfalt, sondern ein durchdachtes System. COSYS bietet eine ganzheitliche Lösung, die Sicherheit, Transparenz und Effizienz miteinander verbindet – egal ob in der Personalabteilung, im Controlling oder der Unternehmensleitung.
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